Valorar las relaciones con proveedores

Los proveedores que actúan de manera ilegal o antiética pueden afectar nuestra reputación y exponer potencialmente a BHP y a nuestros empleados a sanciones penales o civiles. Solo buscamos trabajar con proveedores que estén dispuestos a manejarse con valores similares a los nuestros.

Utilizamos un proceso de contratación justo y equitativo que busca informar con claridad a los potenciales proveedores sobre nuestras expectativas y estándares, al igual que sobre los requerimientos aplicables a ellos. Alentamos a nuestros proveedores a ser transparentes en asuntos importantes para la sociedad, incluso en relación con su titularidad real.

¿Qué significa esto para usted?

Si se le solicita contratar bienes o servicios en nombre de BHP, al momento de elegir un proveedor siempre debe tener cuidado y alentarlo a mantener nuestros estándares y a contribuir de manera positiva a nuestra reputación, de acuerdo con lo establecido en Nuestra Carta.

Busque solo proveedores que compartan nuestro compromiso con:

las prácticas de negocios legales;
los altos estándares de conducta de negocios;
las prácticas de gestión que respeten los derechos de todos los empleados y de las comunidades locales;
la minimización de los impactos sobre el medioambiente;
la provisión de un lugar de trabajo seguro y saludable;
nuestros Requerimientos Mínimos para Proveedores.

Siempre adquiera los bienes o servicios de acuerdo con los estándares establecidos en Nuestros Requerimientos de Abastecimiento y Nuestros Requerimientos de Servicios Legales, Contratos y Controversias y los Requerimientos de Adquisición a Nivel Funcional (FLR) pertinentes.

Realice una evaluación de riesgos relacionados con la salud y la seguridad antes de cualquier proceso de contratación y asegúrese de que las decisiones comerciales no comprometan la salud ni la seguridad. Si hay dudas sobre la integridad o capacidad del proveedor, o del proveedor potencial, de respetar el contrato, debe abordar estos problemas de inmediato.

Siempre asegúrese de que el proveedor (incluidos los titulares reales) sea respetable, competente y esté calificado para realizar el trabajo para el que se lo contrata, que operará de manera segura y ética y que la compensación que desea sea razonable. Adopte medidas para monitorear y evaluar el desempeño del proveedor. Esto requerirá, como mínimo, una revisión exhaustiva de las Plantillas de Entrada de Servicios y las facturas y que consulte con el proveedor sobre cargos confusos o excesivos. Siempre informe a los proveedores cómo pueden acceder a Nuestro Código para que comprendan nuestras expectativas con respecto a ellos.

How you make an impact

You work with responsible suppliers that meet Our Requirements, you communicate with our suppliers clearly and honestly, and raise any concerns or potential issues about suppliers immediately.

Resources

Minimum Requirements for Suppliers

Supply Global Standard

Contractor Management Global Standard

Business Conduct Global Standard

Siempre

• Alce la voz sobre cualquier actividad realizada por un proveedor que sea incongruente con Nuestro Código.

• Asegúrese de que los proveedores sean respetables, competentes y estén calificados para realizar el trabajo, que operarán de manera segura y ética y que la compensación deseada sea razonable.

• Busque aprobación para contratar proveedores de alto riesgo, de acuerdo con el estándar establecido en Nuestros Requerimientos de Conductas de Negocios.

• Asegúrese de que el proveedor haya recibido una orden de compra válida antes de comenzar a trabajar o suministrar bienes o servicios y de que los acuerdos establezcan de manera clara los bienes o servicios que serán suministrados, los requerimientos de pago y las tasas o tarifas.

• Realice revisiones periódicas de las relaciones y el desempeño del proveedor en congruencia con el estándar establecido en Nuestros Requerimientos para la Gestión de Contratistas.

• Controle que las Planillas de Entrada de Servicios o las facturas representen con claridad y honestidad los bienes y servicios prestados. Plantee cualquier inquietud que tenga sobre cargos poco claros o excesivos.

• Realice pagos solo a las contrapartes establecidas por contrato que realmente suministren los bienes o servicios.

Nunca

• Recurra a proveedores que violen o no cumplan nuestros Requerimientos Mínimos para Proveedores.

• Ignore las señales de advertencia que indiquen que un proveedor puede estar teniendo un comportamiento inapropiado.

• Otorgue e influya en la adjudicación de negocios a un proveedor con el que tenga un interés financiero, directo o indirecto, que esté asociado con un familiar cercano o con quien tenga una relación personal.

• Sugiera y solicite de manera directa obsequios, gestos de hospitalidad o algo de valor de parte de un proveedor.

• Comprometa a BHP mediante la firma de un contrato o cualquier documentación de un proveedor, a menos que esté autorizado a hacerlo mediante poderes notariales de BHP.

• Proporcione información comercial confidencial de un proveedor (por ejemplo, precios propuestos o información sobre licitaciones) de manera directa o indirecta a otro proveedor.

• Apruebe una solicitud de compra que no cumpla con los requerimientos o expectativas de BHP.

• Permita que un representante de un proveedor apruebe una Plantilla de Entrada de Servicios o una factura para ese proveedor.

• Participe a sabiendas en transacciones fraudulentas o ilegales, ni deje de informarnos en cuanto sospeche que dichas transacciones puedan existir.

• Adjudique un negocio a un proveedor que represente un riesgo de corrupción o que se niegue a revelar su titularidad real a BHP según los requerimientos.

Escenario hipotético

P: Estoy a cargo de adquirir ropa de trabajo para nuestros empleados de un proveedor respetable, pero estoy al tanto de que ellos obtienen sus productos de fabricantes en países en vías de desarrollo. Hemos solicitado información detallada sobre sus condiciones de manufactura para garantizar el cumplimiento de nuestros Requerimientos Mínimos para Proveedores, así como de cualquier legislación de derechos laborales correspondiente. El proveedor se negó a proporcionar dicha información. ¿Puedo adquirir la ropa de trabajo de este proveedor de todas formas?

R: Es importante que todos nuestros proveedores cumplan con los Requerimientos Mínimos para Proveedores. Si el proveedor se niega a cumplir, no podemos hacer negocios con él, a menos que se haya otorgado una exención por razones válidas. Consulte con Adquisiciones y el equipo de Cumplimiento para revisar los hechos y determinar los pasos a seguir.

P: Nuestra operación ha contratado a un consultor para ayudarnos con algunos permisos y aprobaciones ambientales. Mi líder de dos niveles superiores seleccionó al consultor y trabaja con él de manera regular. He visto una factura del consultor que incluye un monto por "gastos varios" y un artículo descrito como "honorarios especiales". Nuestra operación espera una aprobación ambiental importante en el corto plazo. He hablado con mi líder de dos niveles superiores y me dijo que era un mal momento para ofender al consultor con preguntas. Dijo que realiza un gran trabajo y que deberíamos dejarlo así. ¿Qué debería hacer?

R: Los artículos sin explicación o sospechosos en las facturas pueden indicar que el proveedor realiza pagos inadecuados. Ignorar estas señales de alerta puede dar lugar a una violación de las leyes anticorrupción y que se produzcan daños graves a nuestra reputación. Como ya ha hablado con su líder de dos niveles superiores, debe hablar con nuestro equipo de Cumplimiento, o bien ponerse en contacto con EthicsPoint.

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