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Informar con veracidad

Informar con veracidad garantiza que mantengamos la confianza de nuestras partes interesadas.

Al crear y mantener datos, estos deben ser precisos, completos y adecuados. No existe justificación alguna para falsificar registros, tergiversar hechos ni involucrarse en otros tipos de conductas fraudulentas. Todas las transacciones, ya sean financieras o no, deben estar respaldadas por la documentación original apropiada, verificarse para establecer su validez, precisión y exhaustividad, haber sido adecuadamente autorizadas, y estar registradas de forma precisa y completa en las cuentas, sistemas y registros pertinentes.

 

Informar con veracidad

  • ¿Qué significa esto para usted?

    Si es responsable de generar reportes con información de tipo financiera o de otra índole, asegúrese de cumplir con los procesos y establecer los controles internos adecuados para que los informes que representan a BHP y nuestras actividades de negocios sean verídicos, precisos, apropiados, exhaustivos, consistentes, oportunos y entendibles. Comprenda y cumpla con el estándar de Nuestros Requerimientos en la medida en que se aplican a su rol, y con todos los requisitos financieros, regulatorios y de informes, leyes y regulaciones aplicables en la jurisdicción correspondiente.


    Si tiene alguna inquietud sobre la validez de cualquiera de los procesos para la generación de informes o las tareas de mantenimiento de registros, o si cree que se le ha pedido que genere información falsa o engañosa, reporte el hecho de inmediato a su líder de dos niveles superiores, a nuestro equipo de Ética e Investigaciones, a Cumplimiento o a través de EthicsPoint.

     
reporttruthfully 2022

Siempre

• Haga y mantenga libros, registros y cuentas que, con un detalle razonable, reflejen de forma precisa y justa las transacciones de BHP, de acuerdo con todas las leyes, reglamentos, estándares y procedimientos aplicables.

• Alce la voz de inmediato si sospecha que existe actividad fraudulenta e informe cualquier irregularidad o debilidad, real o potencial, relacionada con los controles internos, las prácticas de contabilidad o la generación de informes.

• Coopere con nuestros auditores internos y externos y comunique toda información pertinente que pueda afectar de manera razonable el proceso de verificación de datos y los resultados de una auditoría.

• Asegúrese de que no se establezca ni mantenga ninguna cuenta, fondo o activo no revelado o no registrado.

• Asegúrese de que los gastos relacionados con el trabajo sean legítimos, razonables y estén respaldados por recibos y facturas válidos.

• Devuelva o transfiera la custodia de todos los registros comerciales pertinentes en caso de que cambie de cargo dentro de la compañía o si deja de trabajar para BHP. Destruya cualquier copia personal.

Office meeting

Nunca

• Falsifique los registros ni realice un asiento falso o engañoso, incluida la omisión de cualquier información.

• Eluda procedimientos de revisión y aprobación para la generación de informes de carácter financiero o no financiero.

• Permita que otros realicen acciones que pudieran comprometer la integridad de los registros o informes de BHP.

• Divulgue ni difunda información confidencial o de carácter competitivo sin autorización previa.

• Falsifique sus calificaciones, experiencias o logros.

• Elimine documentos o registros sin saber qué es lo que se elimina o si se deben conservar por motivos legales.

Escenario hipotético

  • P: Durante mi último turno, mi vehículo colisionó con otro mientras doblaba en una curva. Ambos reaccionamos de manera rápida, no hubo daños en ninguno de los vehículos y ninguno de nosotros resultó herido. ¿Tenemos que pedir horas de nuestros trabajos para completar el papeleo e informar que nada sucedió?
    R: Todos tenemos el deber de diligencia de informar todos los accidentes y cuasi accidentes. Si bien en este caso nadie resultó herido, la próxima vez la situación podría ser más grave. Es importante que se informen todos los cuasi accidentes para que se puedan investigar de manera adecuada y se implementen las medidas de seguridad para evitar un desenlace más grave.
  • P: Durante la última ronda de control medioambiental, se obtuvieron algunos resultados inusuales. Observé que algunas muestras individuales superaban los límites establecidos por nuestra operación. Creo que este podría ser un caso aislado. ¿Tengo que completar el papeleo e informar lo sucedido en la siguiente ronda de control?
     
     
    R: Sí. Aunque en este caso solo se obtuvieron unos pocos resultados inusuales, es importante que se sigan los procesos de elaboración de informes para garantizar que cualquier problema potencial se identifique y se pueda investigar adecuadamente, que se apliquen las medidas necesarias y que las personas pertinentes puedan determinar si es necesario realizar un informe externo.
     
     
     
     

     

  • P: Soy responsable de aprobar los informes de gastos para mi equipo. Tengo seis personas a mi cargo y algunos meses no tengo tiempo de verificar que los recibos estén adjuntos, pero confío en mi equipo. ¿Debo revisar cada recibo?
     
    R: Como líder de línea, tiene un deber de diligencia adicional de ser un ejemplo positivo y visible. Cuando aprueba algo en el sistema, ya sea un informe de gastos, una planilla de registro de servicios, recepción de bienes, entre otros, siempre debe controlar que la transacción subyacente sea correcta. No está socavando la confianza que tiene en su equipo, sino que es un requerimiento tener los recibos de todos nuestros gastos. Controle que los gastos incurridos estén relacionados con el trabajo y que se hayan adjuntado copias de todos los recibos.
     
  • P:  Se me ha pedido que proporcione una actualización por escrito sobre el progreso de una de las principales iniciativas de mejora de nuestro equipo. Estamos retrasados, pero sé que nos pondremos al día en uno o dos meses. ¿Debo informar específicamente que estamos retrasados?
     
    R: Todos los informes que hacemos en la organización deben ser fácticos y no dar la impresión de que el trabajo se ha completado cuando ese no sea el caso, incluso si se tiene la profunda convicción de que el trabajo se completará pronto.
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Cómo alzar la voz

Si tiene preguntas sobre Nuestro Código, hable con su líder de línea, líder de dos niveles superiores, Ética e Investigaciones, Cumplimiento, el área Legal, el asesor de Relaciones Laborales, el Socio comercial de Recursos Humanos o póngase en contacto con EthicsPoint. Otras personas que trabajan o están asociadas con nosotros también pueden acceder a EthicsPoint.

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