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Todos los informes que se generan deben ser verídicos para asegurarnos de que mantenemos la confianza de nuestras partes interesadas y nuestra licencia social para operar.


Todos los datos que generamos y mantenemos deben reflejar con precisión las transacciones y los eventos subyacentes. No existe justificación alguna para falsificar registros, tergiversar hechos ni involucrarse en otros tipos de conductas fraudulentas.

Todas las transacciones financieras deben estar respaldadas por la documentación original apropiada; verificarse para establecer su validez y precisión; haber sido adecuadamente autorizadas; y estar registradas de forma precisa y completa en las cuentas, sistemas y registros pertinentes. Esto incluye, entre otros, registros de evaluación de ofertas y licitaciones, órdenes de compra, informes de mantenimiento, recepción de documentación, facturas, registros de viajes y gastos, registros contables, planillas de horarios y declaraciones tributarias. 

Expectativas y recursos

Guía

Siempre

  • Coopere con nuestros auditores internos y externos y comunique toda información pertinente que pueda afectar de manera razonable los resultados de una auditoría.
  • Informe sobre cualquier irregularidad o debilidad, real o potencial, relacionada con los controles internos, las prácticas de contabilidad o la generación de informes.
  • Si sospecha de algún fraude, denúncielo de inmediato.
  • Procure que los libros, registros, cuentas, documentación e informes de la Compañía sean precisos, verídicos y estén completos, de acuerdo con las leyes, regulaciones, normas y procedimientos vigentes.
  • Proteja los registros de BHP de accesos, modificaciones, difusión o destrucción no autorizados.
  • Registre de manera precisa los horarios de trabajo de BHP y todas las licencias que se haya tomado.
  • Asegúrese de que no se establezca ni mantenga ninguna cuenta, fondo o activo no revelado o no registrado.
  • Asegúrese de solo presentar y aprobar gastos legítimos y razonables que cuenten con el respaldo de recibos y facturas válidos.
  • Devuelva o transfiera la custodia de todos los registros comerciales pertinentes en caso de que cambie de cargo dentro de la Compañía o si deja de trabajar para BHP. Destruya cualquier copia personal.

Nunca

  • Falsifique los registros ni realice un asiento falso o engañoso, incluida la omisión de cualquier información.
  • Falsifique sus calificaciones, experiencias o logros.
  • Pase por alto procedimientos de revisión y aprobación.
  • Permita que otros realicen acciones que pudieran comprometer la integridad de los registros o informes de BHP.
  • Permita que otra persona inicie sesión ni opere sistemas y aplicaciones con sus credenciales y derechos de acceso de usuario.
  • Divulgue ni difunda información confidencial o comercialmente sensible sin autorización previa.
  • Elimine documentos o registros sin saber qué es lo que se elimina o si se debe conservar por motivos legales.

Ejemplos de preguntas y respuestas

Third party individual with checklist

Accidentes y cuasi accidentes

Pregunta: Durante mi último turno, mi vehículo colisionó con otro mientras doblaba en una curva. Ambos reaccionamos de manera rápida, por lo cual no hubo daños en ninguno de los vehículos y ninguno de nosotros resultó herido. ¿Tenemos que pedir horas de nuestros trabajos para completar el papeleo e informar que nada sucedió?
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    Todos tenemos el deber de diligencia de informar todos los accidentes y cuasi accidentes. Si bien en este caso nadie resultó herido, la próxima vez podría ser más grave. Es importante que se notifiquen todos los cuasi accidentes para que se puedan investigar de manera adecuada y se implementen las medidas de seguridad correspondientes para evitar un desenlace más grave.

Office employee at desk

Gastos

Pregunta: Soy responsable de aprobar los informes de gastos para mi equipo. Tengo seis informes directos y algunos meses no tengo tiempo de verificar que los recibos estén adjuntos, pero confío en mi equipo. ¿Debo revisar cada recibo?
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    Como líder de línea, tiene un deber de diligencia adicional de ser un ejemplo positivo y visible. Siempre que apruebe algo en el sistema, ya sea un informe de gastos, una planilla de entrada de servicios o una recepción de bienes, es importante que controle que la transacción subyacente sea correcta. No está socavando la confianza que tiene en su equipo, sino que está cumpliendo con el requisito de tener los recibos de todos nuestros gastos. Debe controlar que los gastos incurridos estén relacionados con el trabajo y que se hayan adjuntado copias de todos los recibos.

 Reportar una inquietud

 

En persona: Hable con su líder de línea, sus líderes de dos niveles superiores o su representante de Recursos Humanos.

Correo electrónico: Ethics.Team@bhp.com

En línea: EthicsPoint en línea

Teléfono: Teléfono de EthicsPoint

Correo postal:

BHP Business Conduct,
GPO Box 86,
Melbourne,
Victoria 3001, Australia